Kantselei põhimäärus

1. ÜLDSÄTTED

 

1.1 Võru Maavalitsuse kantselei (edaspidi kantselei) on maavalitsuse struktuuriüksus, mis

korraldab maavalitsuse asjaajamist, õigusalast teenindamist, personalitööd ja koolitust, maavanema ja maavalitsuse tegevuse avalikustamist, töökorraldus- ja  haldusküsimusi, maavalitsuse perekonnaseisu- ja rahvastiku toimingute alaste ülesannete täitmist, maavalitsuse finantseerimise ja eelarve küsimusi, riiklike investeeringute alast tegevust, maavalitsuse valitsemisel oleva riigivara valitsemist maavalitsuse infotehnoloogiaalaste ülesannete täitmist ning maakonna omandireformi- ja valimiskomisjoni teenindamist.

1.2  Kantselei juhindub oma tegevuses Eesti Vabariigi põhiseadusest, seadustest, Vabariigi

Valitsuse määrustest ja korraldustest, teistest õigusaktidest, maavanema korraldustest ning käesolevast põhimäärusest.

 

2. ÜLESANDED

2.1 Asjaajamise korraldamisel ja teabe avalikustamisel:

2.1.1 maavalitsuse dokumendiregistri pidamine vastavalt asjaajamiskorrale;

2.1.2 maavanema poole pöörduvate isikute vastuvõtmise korraldamine;

2.1.3 maavanema nõupidamiste, kohtumiste, vastuvõttude ettevalmistamine;

2.1.4 maavalitsuse arhiivitöö korraldamine vastavalt arhiiviseadusele ja -eeskirjale;

2.1.5 maavalitsuse siseinfo liikumise tagamine;

2.1.6 veebilehel avalikkuse teavitamine maavalitsuse tegevusest;

2.1.7 maakonna sümboolika, autasude ja meenetega seonduva tegevuse korraldamine ning arvestuse pidamine.

 

2.2 Õigusalase teenindamise korraldamisel:

2.2.1 arvamuste ja kooskõlastuse andmine õigusaktide eelnõude kohta koostöös teiste osakondadega;

2.2.2 maavalitsuse nimel sõlmitavate lepingute projektide väljatöötamine, läbivaatamine;

2.2.3 maavalitsuse siseregulatsioonide väljatöötamine, vajadusel uuendamine;

2.2.4 maavanema, maavalitsuse töötajate ja maavalitsuse pädevuse piires maakonna omavalitsusüksuste nõustamine õigusalastes küsimustes;

2.2.5 haldusjärelevalve teostamine omavalitsusüksuste haldusaktide õiguspärasuse üle;

2.2.6 riigivara valitsemisega ja riigihangetega seotud õiguslike küsimuste lahendamine.

2.2.7 maavalitsuse esindamine kohtus või kohtuväliselt õiguslikke vaidlusi lahendavates organites.

 

2.3. Personalitöö korraldamisel:

2.3.1 maavalitsuste personalipoliitika järgimine ja personaliarvestuse pidamiseks andmete esitamine;

2.3.2 maavalitsuse koosseisu ja personali puudutava dokumentatsiooni vormistamine ning personali nõustamine avaliku teenistuse ja tööõiguse küsimustes;

2.3.3 ametialase täiendkoolituse kavandamine ja korraldamine vastavalt kehtestatud koolituse korrale ning koolitusaruannete koostamiseks andmete esitamine;

2.3.4 teenistuslähetuste korraldamine;

2.3.5 maavalitsuse personali värbamise ja valiku korraldamine, avalike konkursside läbiviimine vastavalt kehtestatud korrale;

2.3.6 maavalitsuse teenistujate arengu-ja hindamisvestluste läbiviimise ettevalmistamine ja tegevuse koordineerimine vastavalt kehtestatud korrale;

2.3.7 töötervishoiu ja tööohutusalase töö korraldamine.

 

2.4. Töökorraldus-ja haldustegevuses:

2.4.1 maavalitsuse töökorralduslike küsimuste lahendamine;

2.4.2 maavalitsuse hoone ja territooriumi korrashoiu tagamine; tuleohutuse ja valve korraldamine;

2.4.3 maavalitsuse ametiautode kasutamise ja garažeerimise korraldamine;

2.4.4 töötingimuste (soojus, elekter, vesi) tagamine ja teenistujatele inventari soetamine.

 

2.5.  Vara valitsemise ja asutuse finantstegevuse korraldamisel:

2.5.1 maavalitsuse valitsemisel oleva riigivara  valdamise, kasutamise ja käsutamise korraldamine; riigivaraga tehingute tegemine;

2.5.2 maa erastamisel tekkinud nõuete täitmise tagamine Eesti Vabariigi kasuks seatud hüpoteegi osas ja hüpoteegipidaja ülesannete täitmine;

2.5.3 maa erastamisel tekkinud võlgnevuste sissenõudmiseks avalduste esitamine ja meetmete rakendamine võlgnevuste vähendamiseks;

2.5.4 maavalitsuse eelarve-ja finantsalase tegevuse korraldamine;

2.5.5 hoonestusõiguse ja kasutusvalduse lepingutega seotud tasude arvestuse pidamiseks andmete esitamine;

2.5.6 projektide ja muude finantsalaste tehingutega seotud lepingute, korralduste ning eelarvete kooskõlastamine;

2.5.7 vajadusel riiklike investeeringute alase tegevuse korraldamisel osalemine;

2.5.8 vajadusel riikliku- ja haldusjärelevalve teostamisel osalemine sihtotstarbeliselt eraldatud vahendite kasutamise üle;

2.5.9 maavalitsuse tegevuskava ja tegevusaruande koostamise koordineerimine.

 

2.6.  Infotehnoloogilise teeninduse ja infoturbe korraldamisel:

2.6.1 maavalitsuse infotehnoloogiline teenindamine ja teenistujate juhendamine;

2.6.2 arvutivõrgu administreerimine;

2.6.3 maavalitsuse infotehnoloogia ressursside (arvutivõrk, seadmed, tarvikud) haldamine, planeerimine ja soetamine;

2.6.4 infoturbe tagamine;

2.6.5 kasutajatoe olemasolu ja toimimise tagamine.

 

2.7. Perekonnaseisu- ja rahvastiku toimingute alase tegevuse korraldamisel:

2.7.1  perekonnasündmuste (sünd, surm, abielu, abielulahutus, uue isikunime andmine) menetlemine ning nendest tulenevalt rahvastikuregistrisse kannete tegemine;

2.7.2  perekonnaseisualaste dokumentide  (tunnistuste, tõendite, koopiate, väljatrükkide)

väljastamine;

2.7.3  arhiivsete perekonnaseisuaktide sisestamine rahvastikuregistrisse;

2.7.4 perekonnaseisu- ja rahvastikuregistri andmete töötlemine, arvestuse pidamine, andmete kaitse tagamise korraldamine;

2.7.5  perekonnaseisualaste dokumentide hoidmine ja säilimise kindlustamine;

2.7.6  kohalike omavalitsuste perekonnaseisuametnikele eksami läbiviimine;

2.7.7  perekonnaseisukannete koostamise kohta aruannete ja väljatrükkide esitamine

Siseministeeriumile;

2.7.8 perekonnasündmuste dokumenteerimise käigus kogutud statistiliste andmete edastamine Siseministeeriumile ja Statistikaametile;

2.7.9 perekonnaseisutoiminguid tegevate omavalitsuste ametnike, vaimulike, kodanike  nõustamine perekonnaseisu-ja rahvastiku toimingute alal osakonna pädevuse piires;

2.7.10 haldusjärelevalve teostamine vaimuliku poolt abielu sõlmimisega seonduvate perekonnaseisutoimingute tegemisel õigusaktide järgimise ning omavalitsuses

perekonnaseisutoimingute tegemise seaduslikkuse üle.

 

3.  ÕIGUSED

Kantselei temale pandud ülesannete täitmiseks:

3.1  saab tööks vajalikku informatsiooni, dokumente, andmeid, selgitusi;

3.2  teeb maavanemale ettepanekuid ja annab arvamusi kantselei põhimäärusest tulenevate

ülesannete täitmiseks;

3.3  teeb koostööd maavalitsuse teiste struktuuriüksuste, ministeeriumide, teiste riigiasutuste,

kohalike omavalitsuste, organisatsioonide ja kodanikega kantselei pädevusse kuuluvates küsimustes;

3.4  kontrollib  maavalitsuse struktuuriüksuste tegevuse seaduslikkust, sh asutuse asjaajamise,

dokumentide vormistamise ja säilitamise küsimustes vastavalt asutuse asjaajamiskorrale;

3.5  nõustab maavalitsuse struktuuriüksusi kantselei pädevusse kuuluvates küsimustes.

 

4. JUHTIMINE

4. 1 Maasekretär:

4.1.1  juhib maavalitsuse kantselei tööd kantselei põhimääruses määratud korras;

4.1.2  annab osakonna pädevuse piires oma alluvatele juhiseid ja korraldusi;

4.1.3  teeb ettepanekuid ja avaldab arvamusi kantselei struktuuri, koosseisude, töökorralduse,

teenistujate tasustamise ja muudes kantselei pädevuses olevates küsimustes kohta;

4.1.4  esindab kantseleid ja vastutab kantseleile pandud ülesannete täitmise eest, samuti

maavanemale esitatud korralduste, lepingute ja muude dokumentide projektide seaduslikkuse eest;

4.1.5  annab oma tegevusest aru maavanemale;

4.1.6  hoiab maavalitsuse riigivapi kujutisega pitsatit;

4.1.7 koordineerib koostööd maavalitsuse teiste struktuuriüksustega kantselei pädevusse kuuluvates küsimustes;

4.1.8  teeb maavanemale ettepanekuid komisjonide, töörühmade jms moodustamiseks

maavalitsuse  ülesandeid puudutavate küsimuste lahendamiseks;

4.1.9  täidab muid talle seaduse või teiste õigusaktidega pandud ülesandeid.

4.2  Maasekretäri täpsemad teenistusülesanded sätestatakse tema ametijuhendis.

4.3  Maasekretäri ajutisel äraolekul määrab tema asendaja maavanem maasekretäri ettepanekul.

4.4 Kantselei teenistujate konkreetsed ülesanded, pädevus, alluvus, asendamine ja vastutus määratakse kindlaks nende ametijuhendites.

 

5. LÕPPSÄTTED

5.1 Kantselei põhimääruse kinnitab ning selles teeb muudatusi maavanem.

5.2 Kantselei ümberkorraldamine ja koosseisu muutmine toimub maavanema korralduse alusel ning struktuuri muutmine ja tegevuse lõpetamine toimub Vabariigi Valitsuse seaduses sätestatud korras.